Déployer un ERP impacte les différentes strates de l'entreprise : organisationnelle, infrastructures, processus et personnes. Un dirigeant d'entreprise doit conduire son projet avec pragmatisme pour éviter les erreurs qui, non seulement pourraient retarder l'intégration de l'ERP, mais surtout pourraient avoir un impact négatif sur sa production.
Pour éviter cela, voici nos 7 conseils majeurs, facteurs clés de la réussite de votre projet.
Conseil 1 - Le dirigeant doit avoir les moyens de ses ambitions tant humainement que financièrement.
C'est lui le sponsor, c’est-à-dire le donneur d'ordre et l'arbitre du projet.
Même s'il délègue le suivi opérationnel du projet, il doit porter une vision claire des objectifs attendus et, par sa communication, préparer les équipes au changement.
Conseil 2 - Constituer son équipe projet
Cette équipe projet doit être composée d’utilisateurs clés (les « sachants ») ainsi qu’un pilote de projet. Elle est sollicitée dès la rédaction du cahier des charges, elle est garante :
- De la phase de consultation
- De la communication avec les éditeurs
- Du transfert des informations clés vers l'éditeur retenu
- De la recette des paramétrages choisis
- De la communication interne en soutient au sponsor
Bien souvent, le chef de projet peut-être un directeur de production ou le responsable du bureau d'étude. Les utilisateurs clés doivent représenter vos différents corps de métiers : production, ingénierie, commerce, assistance …
L'équipe projet arbitrera sur des choix précis et acceptera de faire évoluer les processus métiers quand ce sera nécessaire.
Conseil 3 - Impliquer les collaborateurs au sein de votre entreprise.
Ce conseil pourrait être le numéro 1. Si vos collaborateurs se voient imposer un nouvel outil, même s'il s'agit de la Rolls-Royce des ERP, ils peuvent refuser de l'utiliser et donc faire échouer le projet.
C'est le rôle du dirigeant de préparer les collaborateurs au changement, d'intégrer les collaborateurs à la réflexion et au choix du nouvel éditeur (équipe projet), et de communiquer très régulièrement à l'ensemble de l'entreprise l'avancée du projet, les étapes à venir, les changements demandés…
L'accompagnement du changement est toujours nécessaire et vous appartient, il ne sera jamais pris en charge par l'éditeur dont ce n'est pas le rôle.
Vous pouvez en revanche, si les enjeux liés au changement sont complexes dans votre entreprise, faire appel à un consultant AMOA, qui aura la charge de cette communication vers l’interne. Le consultant AMOA est pertinent pour les grandes structures et les projets ERP d'envergure, qui sont planifiés sur plus d'un an.
Conseil 4 - Définir des objectifs clairs
Avant de solliciter différents éditeurs, vous devez écrire clairement :
- A quels enjeux doit répondre l'ERP ?
- Quels processus métiers doit-il couvrir ?
- Comment vont évoluer ces processus ?
Si vous ne savez pas répondre précisément à ces trois questions, l'éditeur ne pourra pas réaliser les paramétrages qui vous conviennent. Vous devez pouvoir acter vos besoins à date et projeter l'éditeur dans l'évolution de votre métier.
Ces besoins sont souvent formalisés dans le cahier des charges sous forme de cartes de flux.
Conseil 5 - Poser le cadre du projet
Suite du conseil 4 : le cahier des charges est un support nécessaire à la réussite de votre projet.
Même si vous êtes une PME, même si - comme tout dirigeant - vous manquez de temps, cet investissement est primordial. Le cahier des charges sera votre boussole tout au long du projet et permettra à toutes les parties prenantes (vos équipes et celles de l'éditeur) de se concentrer sur les objectifs à atteindre. Le cahier des charges, annexé au devis, vous permet de peser dans les discussions avec l'intégrateur au cours du projet, en cas de désaccord sur les demandes initiales.
Pour gagner du temps et structurer votre besoin, demandez notre cahier des charges en remplissant le formulaire en page d'accueil.
Conseil 6 – Opter pour l'ERP de la taille et dans le secteur de votre entreprise
Le standard cœur de cible de votre éditeur doit couvrir 80% de vos besoins ! Nos équipes vous proposer une feuille de route pour vous guider dans vos recherches. N’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet.
Méfiez-vous des ERP généralistes avec des options dans votre secteur, ils seront très peu adaptables à vos besoins propres, et vous coûteront une fortune.
Un éditeur spécialisé dans l'industrie par exemple, avec des références dans la chaudronnerie, dans la tôlerie, dans la carrosserie ou tout autre sous-secteur, parlera le même langage que vous et donc le traduira facilement dans ses paramétrages. Le cœur de la réussite de votre projet se situe dans la bonne compréhension de vos métiers par l’éditeur choisi. S'il connaît votre métier, il saura également être force de proposition et de conseil.
Nota bene : Tout éditeur spécialisé intègre désormais les fonctions supports nécessaires à la centralisation des données : fonctions commerciales, RH, Comptables …ce qui assure une couverture fonctionnelle complète de votre besoin.
Conseil 7 - Ne négligez pas l'aspect plateforme technologique.
Votre outil vous accompagnera sur les dix ou douze prochaines années, vous devez donc vérifier la robustesse de la plateforme sur laquelle est développée l'ERP.
A titre de comparaison, la plateforme est l'équivalent du châssis de votre camion, que vous ne voyez pas mais qui supporte tout le matériel autour et qui lui permet de tenir dans le temps. Si le châssis est défectueux, le camion ne roule plus.
N’hésitez pas à interroger les éditeurs sur leur plateforme. Pour vous assurer de la qualité de l'éditeur, demandez-lui de vous mettre en contact avec certains de ses clients déjà en production.